W związku z obecną sytuacją epidemiologiczną, załatwianie spraw w urzędach w całej Polsce jest znacznie utrudnione. Co do zasady, pisma składa się w urzędach w formie papierowej, elektronicznej, telefaksem oraz za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A.
Pisma w wersji papierowej można składać wrzucając je do urny, znajdującej się w wejściu do Urzędu Gminy Kołobrzeg w Kołobrzegu przy ul. Trzebiatowskiej 48A, 78-100 Kołobrzeg w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7:30 do 15:30. Należy pamiętać, aby pisma były podpisane, najlepiej w sposób czytelny, czyli imieniem i nazwiskiem oraz zawierały adres wnioskodawcy. Dla ułatwienia kontaktu należy podać numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej e-mail osoby składającej podanie.
Dokumenty można składać również drogą elektroniczną np. poprzez portal ePUAP: adres skrytki urzędu to: /gminakolobrzeg/skrytka. Niektóre portale publiczne umożliwiają załatwianie spraw za pomocą bankowości elektronicznej, np. sprawy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (www.zus.pl). W ten sposób mogą załatwiać sprawy posiadacze kont bankowych w bankach: PKO BP, Inteligo, BOŚ Bank, Millenium Bank, City Handlowy, ING. Więcej na temat zakładaniua Profili Zaufanego można znaleźć >>>> tutaj <<<< lub przejść bezpośrednio do zakładania Profilu Zaufanego >>>> tutaj <<<.
Profil Zaufany można potwierdzać w placówkach Poczty Polskiej, a więcej na ten temat można przeczytać >>>> tutaj <<<<.
Przepisy dopuszczają składanie pism i podań za pomocą telefaksu. Numer telefaksu Urzędu Gminy Kołobrzeg to: +48 94 35 24 849. Za termin wpływu tak złożonego podania uznaje się datę z tzw. prezentaty.
Pisma można wysyłać do urzędów m.in. za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. W takim przypadku liczy się data nadania listu w placówce pocztowej. Możliwe jest także wysyłanie pism za pośrednictwem innych niż Poczta Polska operatorów pocztowych, jednakże w takich przypadkach, za datę złożenia podania może być uznana data wpływu podania do urzędu, a nie data nadania przesyłki.
UWAGA: Poczta Polska S.A. www.poczta-polska.pl uruchomiła usługę ENVELO dostępną na stronie www.envelo.pl, która umożliwia np. zakup znaczków przez Internet do samodzielnego wydruku. Usługa ENVELO umożliwia również wysłanie listu przez Internet bez wychodzenia z domu. Po opłaceniu bankowością elektroniczną przesyłki Poczta Polska, drukuje, kopertuje oraz dostarcza przesyłki, w tym przesyłki polecone, a także listy polecone ze Zwrotnym Potwierdzeniem Odbioru (ZPO). Po utworzenia konta na stronie usługi ENVELO można napisać pismo oraz dołączyć skany niezbędnych do załatwienia sprawy dokumentów. Należy pamiętać, że każde pismo wymaga podpisu wnioskodawcy. Ponadto, Poczta Polska oferuję także usługę ENVELO, która może służyć do podpisywania dokumentów elektronicznych, co wymaga jednak jej założenia konta na portalu www.envelo.pl oraz osobiste, jednorazowe potwierdzenie swojej tożsamości w placówce pocztowej.
Tekst: Marek Dołęgowski
